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          打電話與接電話

          發布時間:2020-2-20 16:14:12 點擊次數:

          會打電話、接電話

            也許你會對上面的標題不屑一顧,都不是小孩子了,誰不會打電話和接電話?!可是你試著回想一下你打電話、接電話的經歷,是不是每一次都那么順利,是不是每一次都讓對方滿意,是不是每一次都成功談妥了一筆生意?如果答案是否定的,那么你就要學學打電話和接電話的技巧了。
            在現代社會中,每天有許多事情都要通過電話來商談、詢問、通知、解決。在電話中,可以認識許多人,這些人和你并沒見過面,或者見面很少,只因為在電話中接觸得多了,因此對你產生了某種印象。這種印象可能好,也可能不好。印象好,對方就會跟你多談幾句,很順利地解決問題;印象不好,也許對方三言兩語就會收線。因此,雖然你面對著的只是一個沒有生命的設備,然而你必須要在想象中看見那個接電話的人,好像正在面對他那樣。
            有些人做不到這一點,平時對人還不錯,可是一打電話聲音和態度就機械、單調,甚至粗聲惡氣,像吵架一樣,讓人聽起來很不愉快。這是因為他沒有運用想象力,不能做到像雙方面對面談話那般親切、有禮。在打電話時,由于你的姿態、笑容、動作表情,對方完全看不見,因此,你的善意、親切、好感,完全依靠你的語言和聲音來傳達。
            如何接電話,是一門藝術,要想做一個合格的受話人,有許多禮儀要學。那么,打電話有哪些注意事項呢?.
            第一聲很重要
            當我們打電話給某單位時,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心里一定會很愉快,使雙方的對話能順利展開,對該單位就能留下較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說“你好,這里是××公司”,但聲音清晰、悅耳及吐字清脆與否,給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住,接電話時,應有“我代表企業形象”的意識。
            帶著喜悅的心情,態度要誠懇
            打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,也會被你歡快的語調所感染,對你留下極佳的印象。面部表情會影響聲音的變化,所以即使是在電話中,也要抱著“對方正在看著我”的心態去應對。
            無論在哪里接電話,都要儀態文雅、莊重,應輕拿、輕放,把電話機移向自己身邊時,不要伸手猛拉過來。通話時,不要拿腔拿調的,應該聲調適中,語氣柔和沉穩。不要在聽電話時與旁人打招呼、說話或小聲議論某些問題,如遇接電話時房內有許多人正在聊天,可先請他們停下來,然后再接電話。
            在通話過程中,為了使對方知道自己一直在傾聽,或表示理解與同意,應時不時地輕聲說些“對”、“好”之類的短語。
            端正自己的坐姿,不要以為你的隨便對方看不見
            打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,因為懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候,翹著腿躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的;若坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。
            
          迅速準確地接聽,不要讓對方久等
            即使業務繁忙,聽到電話鈴聲,也應準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內接聽。電話鈴響一聲大約3秒鐘,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,從而對你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠,附近沒有其他人時,聽到電話鈴聲后,我們也應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的,這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲以后才拿起話筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,會令對方十分不滿,給對方留下不好的印象。
            電話鈴響時,如果自己正在與客人交談,應先向客人打聲招呼,然后再去接電話。如果發覺打來的電話不宜為外人所知,可以告訴對方“我身邊有客人,一會兒我再給你回電話”。不要拋下客人,在電話中談個沒完,這樣身邊的客人會有被輕視的感覺。
            準備筆和紙,認真清楚地記錄
            打電話的時候我們隨時都有可能要記些什么,因此通話前要做好準備,無論是私人還是公務電話,尤其是后者,應該在電話機旁準備好一些物品:電話號碼簿、電話記錄本和記錄用筆。不要總是在需要時才告訴對方“請等等,我去拿紙和筆!边@樣既拖延了通話的時間,也是不禮貌的行為。
            隨時牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指:When(何時)、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(為什么)和How(如何進行)。在工作中,這些資料都是十分重要的,對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄要求既簡潔又完備,這就有賴于5W1H技巧。
            了解來電的目的,不要以為不是你的電話就與你無關
            上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,也切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能地問清事由,避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的,即便自己無法處理,也應認真記錄下來。委婉地探求對方來電的目的,不但可以不誤事而且會贏得對方的好感。
            掛電話前的禮貌
            一般應當由打電話的一方提出結束交談的要求,然后彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。通話完畢后,可以詢問對方:“還有什么事嗎?”或者“還有什么要吩咐嗎?”這一類客套話,既是表示尊重對方,也是提醒對方,請對方先放下電話,再輕放下自己的電話。
            隨著科學技術的發展和人們生活水平的提高,電話的普及率越來越高,人們離不開電話,每天要接、打大量的電話?雌饋斫、打電話很容易,認為對著話筒同對方交談和當面交談一樣簡單,其實不然,接、打電話大有講究,可以說是一門學問、一門藝術,把這門學問學好對你的成功很有幫助

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